ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

Transcription

1 เพ อประส ทธ ภาพในการท างาน ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ได ร บการออกแบบให เก บข อม ลเป นป เช นเด ยวก บ สม ดทะเบ ยนร บส งเอกสาร ท แยกสม ดร บ-ส งเป นป เม อข นป ใหม ท านจะส งเกตเห นป ฐานข อม ลให เล อก ด งภาพ หากเข าส ระบบ โดยเล อกป ฐานข อม ลป เก า (ในท น ค อป 2553) ท านจะพบว าเมน ส าหร บการลงทะเบ ยนร บ-ส ง หายไป เน องจากการลงร บเอกสาร-ออกเลขท ให ใช เลขทะเบ ยนในป ป จจ บ นเท าน น Copyright by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หน า - 1

2 เม อกดเข าไปส งการท างานเอกสาร ท านจะเห นว าเมน ส งการ เป ดให ท านบ นท กงาน-ป ดงานเท าน น หากต องการ ส งเอกสาร ให ท านท าการ โอนงาน โดยกดป มโอนงาน ด งภาพ Copyright by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หน า - 2

3 ระบบจะแสดงป ฐานข อม ลป ป จจ บ น ด งภาพ ให ท านกดป ม ตกลง เพ อโอนงานไปย งป ฐานข อม ลด งกล าว ระบบจะตอบร บ ด งภาพ เหต ใดจ งไม สามารถส งเอกสารในฐานข อม ลป เก าได เน องจากป ฐานข อม ลป เก า ม กม ผ เข าใช งานน อยกว าฐานข อม ลป ป จจ บ น ซ งจะใช ลงทะเบ ยนร บ-ออกเลขท ส งเอกสาร เป นหล ก เพ อความสะดวกในการใช งาน และรอร บเอกสารท เมน เอกสารรอลงทะเบ ยนเพ ยงจ ดเด ยว เอกสารในป เก าท ย งต องม การส ง จ งให โอนมาป ป จจ บ นก อนแล วจ งท าการส งตามปกต การโอนงานข ามป ค ออะไร การโอนงาน เป นการ copy ข อม ลจากฐานข อม ลป เก า มาย งฐานข อม ลป ป จจ บ น ด งน น ในฐานข อม ล ป ป จจ บ น จะม ข อม ลเอกสารท ลงร บ-ออกเลข ในป ป จจ บ น และเอกสารท ย งด าเน นการไม แล วเสร จในป เก าบางส วน โดยเอกสารป เก า จะแสดงป เอกสารน าหน าเลขทะเบ ยน ด งภาพ Copyright by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หน า - 3

4 ต องโอนงานเม อใด โอนงานเฉพาะรายการท ต องการ ส ง ไปย งหน วยงานในองค กรเท าน น รายการอ นๆ ท านสามารถบ นท กงานและป ด งาน รวมถ ง จ ดเก บ ได ในฐานข อม ลป เก าโดยไม ต องโอนงาน ใครควรเป นผ โอนงาน ผ ท ต องการส งเอกสาร เป นผ โอน โดยเม อกดป มโอนข อม ลแล ว รายการเอกสารของผ ท เก ยวข องท กรายการ จะเปล ยน สถานะเป น โอนงาน ด วย ด งภาพ Copyright by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หน า - 4

5 ว ธ 1. ผ ใช จะต องเข าฐานข อม ลระบบสารบรรณป ท ผ านมา จากน นเล อกเอกสารเร องท ต องการโอนข ามป หร อสามารถใช ว ธ การค นหาเอกสารเร องท ต องการ 2. เม อผ ใช พบเอกสารเร องท ต องการให กดท เลขทะเบ ยน ด งภาพ กดคล กท ทะคล กเลขทะเบ ยน 3. ให ผ ใช งานกดป ม โอนงาน และท าการเล อกฐานข อม ล โดยเล อกเป นฐานข อม ล ระบบสารบรรณป ป จจ บ น จากน นให ผ ใช งานกดป ม ตกลง เพ อท าการโอนเอกสารเร องท ต องการไปป ป จจ บ น คล ก ท ป ม โอนงาน Copyright by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หน า - 5

6 เม อโอนข ามป เร ยบร อยแล ว ระบบจะแจ งข อความว า โอนงานข ามป เร ยบร อย จากน นให ผ ใช กดป ม OK ระบบจะแสดงเอกสารเร องท โอนข ามป เป นเคร องหมาย โอนเอกสารข ามป 4. ส าหร บเอกสารท ส งมาค างไว ท เมน เอกสารรอลงทะเบ ยน ท านสามารถโอนมา กดร บเอกสารในป ป จจ บ น 5. ส าหร บเร องท โอนเอกสารข ามป ไปแล ว ระบบจะเปล ยนสถานะของเอกสาร เร องท ท าการโอนในฐานข อม ลป เก า เป นเคร องหมาย โอนเอกสารข ามป หมายเหต เป นการส าเนาเร องจากฐานข อม ลระบบสารบรรณป เก ามาย งป ป จจ บ น ด งน นผ ใช งาน สามารถค นหาเอกสารเร องเด มได ท งระบบสารบรรณป เก าและป ป จจ บ น Copyright by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หน า - 6

7 ว ธ การตรวจสอบเอกสารท โอนไปแล ว 1. ให กล บมาท หน าหล ก เพ อเปล ยนฐานข อม ลเป นป เม อกล บมาท ป ฐานป จจ บ นแล ว ตรวจสอบเอกสารท โอนมา ด งน Copyright by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หน า - 7

8 เอกสารท เมน เอกสารรอลงทะเบ ยน เอกสารท โอนมา ให เพ อกดร บต นฉบ บตามปกต เอกสารท อ นท ลงทะเบ ยนแล ว จะอย ท เมน เอกสารระหว างด าเน นการ / ทะเบ ยนรวม (หากเป นเอกสารท ลงทะเบ ยนไม เก น 90 ว น) โดยเลขทะเบ ยนจะม 53/xx เพ อให ทราบว าเป นเลขทะเบ ยนของเอกสารในป 2553 ด งภาพ กรณ เป นเอกสารเก ากว า 90 ว น ผ ใช สามารถใช การค นหา เพ อเร ยกเอกสารข นมาด าเน นการต อ โดยป อน 53/xx น าหน า เลขทะเบ ยนเอกสารท โอนมา ด งต วอย างในภาพ Copyright by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หน า - 8

9 เม อค นหาเอกสารได แล ว สามารถด าเน นการเอกสารได ตามปกต หากพบป ญหาหร อม ข อสงส ยในการใช งาน กร ณาต ดต อกล บ Call Center ท หมายเลขโทรศ พท หร อ Copyright by Excel Link Co.,Ltd. All Right Reserved. หน า - 9